As angústias e frustrações de quem faz pedidos de acesso à informação nós conhecemos bem. Em 2019, entrevistamos um pesquisador, um historiador, uma jornalista e uma especialista em Segurança Pública.

Mas o que acontece do outro lado do balcão? Como é o processo interno no órgão público para fazer a resposta chegar até você em 20 dias? Quais são os principais desafios? Será que o cidadão também comete erros ao fazer pedidos?

Convidamos o ouvidor da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ETC), Marcos Flavio Diniz de Carvalho, que tem vasta experiência no tema para contar como tudo funciona.

De acordo com o Painel da Lei de Acesso à Informação da CGU, os Correios já responderam mais de 17 mil requerimentos de informação, com tempo médio de resposta abaixo do prazo da lei: 15 dias. Veja a entrevista completa:

1. Quais estratégias que o seu órgão usa para otimizar o processo de resposta para todos os pedidos de informação?

Temos pontos focais na Presidência e nas Diretorias, os quais apoiam as atividades do Serviço de Informação ao Cidadão (SIC) dos Correios. São empregados designados para receber e tramitar as demandas para que a unidade e o gestor providenciem a resposta ao cidadão. É importante contarmos com empregados que conheçam com mais propriedade as atribuições das áreas como ponto de apoio. Para uma empresa do tamanho dos Correios, com unidades em todos os municípios, e com aproximadamente, 99 mil empregados, esse papel faz diferença no atendimento às demandas.

Outra estratégia foi implantar o prazo administrativo de resposta aos pedidos de acesso à informação. Esse período é inferior ao prazo legal estipulado pela Lei de Acesso à Informação (LAI). Assim, se o prazo administrativo for cumprido, o SIC tem tempo hábil para avaliar a resposta fornecida pela área, ou seja, se está de acordo com LAI e outras premissas já conhecidas na aplicação dessa lei. Assim, buscamos minimizar a apresentação de recursos pelos solicitantes.

2. Como é feita a organização interna para garantir resposta à todos os pedidos feitos ao órgão?

O SIC é composto por três empregados públicos, que são subordinados ao gerente de Análise e Informação e ao Ouvidor. A equipe consulta, diariamente, os pedidos de acesso à informação e recursos registrados no dia anterior. A partir disso, as demandas são registradas no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e tramitadas para as áreas detentoras das informações solicitadas pelos cidadãos. Durante esse processo, as analistas do SIC acompanham a tramitação do processo até que a resposta seja fornecida, a qual é registrada no Sistema Eletrônico do Serviço de Informação ao Cidadão (e-SIC) para conhecimento do solicitante. Nesse monitoramento, os analistas sempre ficam atentos ao prazo de resposta, lembrando os responsáveis sobre a necessidade de fornecer a resposta e as sanções previstas na Lei de Acesso à Informação (LAI).

3. Quais são os maiores desafios que você enfrenta para atender os pedidos de Acesso à Informação?

Os Correios têm uma condição peculiar: são uma empresa pública que atua tanto no segmento de monopólio, quanto no concorrencial. Assim, por conta dessa condição, às vezes as áreas têm dúvidas se algum dado solicitado é público ou sigiloso. Outro desafio é a gestão do conhecimento sobre a LAI no âmbito da empresa, diante das mudanças nas posições de chefia e dos pontos focais do SIC nas áreas. Trabalhar com a LAI também envolve lidar com o Direito, que é um campo de conhecimento vasto e complexo.

4. E como você supera esses problemas?

Orientamos as áreas a buscarem suporte jurídico para receberem esclarecimentos, ao tempo em que o SIC pesquisa situações semelhantes nas decisões da Controladoria-Geral da União (CGU) e na Comissão Mista de Reavaliação de Informações (CMRI). O SIC também procura manter contato direto com as chefias e pontos focais para esclarecer dúvidas, bem como ensejar a resposta dentro do prazo administrativo, para que tenha tempo hábil de avaliar se a resposta está condizente com a legislação. Conhecer o básico em Direito sobre alguns aspectos é importante para tratar os pedidos e recursos de forma adequada. Assim, buscamos capacitações que nos ajudem a aplicar as normas corretamente e consultamos a área jurídica quando é necessário.

5. Que dicas você pode dar para outros servidores com dificuldades de cumprir prazos de respostas?

O primordial é obter o patrocínio da alta direção para que a organização avance na cultura da transparência. Não é simples e nem fácil, mas acredito que esse é o primeiro passo. Afinal, a LAI impõe obrigações à administração pública que, se não forem cumpridas, poderão resultar em processos administrativos. É recomendável a indicação da figura dos pontos focais nas principais unidades do órgão, pelos benefícios que já foram aqui mencionados, bem como regulamentarem a LAI no âmbito do órgão. Dessa forma, as regras estarão delimitadas para a realidade daquela organização.

Além disso, é comum que o desconhecimento sobre a LAI cause uma certa demora no atendimento de algumas demandas. Por isso, a capacitação sobre acesso à informação é importante e deve ser incentivada, seja através dos cursos presenciais organizados pelos órgãos de controle ou através dos cursos a distância. Na administração pública federal, a CGU oferece excelentes cursos que ajudam a esclarecer várias dúvidas sobre a aplicação da LAI.

6. Quais são os seus cuidados para escrever uma boa resposta? E um bom recurso?

A linguagem utilizada nas respostas deve ser a mais “cidadã” possível, ou seja, assertiva, direta, usando voz ativa, evitando o uso de jargões e sem floreios. Ao analisar as respostas fornecidas pelas áreas, buscamos realizar esse filtro sobre a linguagem utilizada e, se for necessário, conversarmos com o respondente para melhorar sua resposta nesse aspecto.

Outra análise que o SIC dos Correios procura fazer é se a resposta contém os elementos que justificam a negativa de acesso à informação solicitada, ou seja, se informa qual é o dispositivo legal que baseia aquela negativa e se está acompanhada de explicações. Esse é um trabalho difícil, pois requer uma maturidade do órgão/entidade sobre gestão documental e legislação relacionada, o que envolve capacitar e conscientizar constantemente os responsáveis pelas respostas.

7. Existem regulamentações internas, para além do texto da lei e do decreto que regulamenta a LAI, que tratem do tema da LAI no órgão em que você trabalha? Que critérios devem ser seguidos para além do que está escrito na lei?

Recentemente, foram normatizados três processos no Manual de Governança da empresa: processar pedidos de acesso à informação, processar recursos de 1ª instância e processar recursos de 2ª instância. Além do processo modelado em si, dispomos nesses manuais de regras que devem ser observadas pelas áreas como, por exemplo, o prazo administrativo já mencionado, e quem são os responsáveis por responder aos pedidos de acesso à informação e aos recursos de 1ª instância. Essa normatização ajuda o SIC a aplicar determinadas regras que não estão delimitadas na LAI e contribui para o andamento do processo na organização.

8. Que tipo de perguntas você está cansado de responder?

Os Correios são uma empresa pública e prestam serviços à população. Assim, é recorrente recebermos manifestações de ouvidoria sobre essa prestação no SIC, que não é o canal adequado para tratar essas demandas. Desde que o e-SIC foi integrado com o Fala.BR – Plataforma Integrada de Ouvidoria e Acesso à Informação, o trabalho para tratar essas demandas foi facilitado.

9. O que nós, cidadãos, podemos fazer para facilitar a vida do servidor que responde os pedidos?

No caso da administração pública federal, o sistema de busca de respostas oferecido pela CGU é um ótimo ponto de partida. É recomendável que o cidadão pesquise nele se sua solicitação já foi feita por outro requerente. Outra medida é pesquisar na página de transparência do órgão/entidade na internet, pois a informação desejada pode estar lá. Tais medidas economizam tempo e outros recursos tanto do requerente, quanto dos entes públicos.

Caso seja alguma informação inédita no SIC e o cidadão precise fazer o pedido, é importante delimitar o objeto da solicitação, informando a quantidade, período de tempo, localização, sujeito, recorte temático, enfim, o maior número de informações possível que o cidadão tenha em mãos para que o órgão possa identificar a solicitação de maneira objetiva e, assim, evitar uma negativa de acesso pelo fato do pedido ser genérico.

10. Qual é o procedimento para classificar e desclassificar informações? Existe alguma informação classificada hoje no seu órgão?

Não há informação classificada hoje nos Correios. As atividades executadas pela empresa raramente estão relacionadas às hipóteses de classificação da informação previstas no Decreto nº 7.724/2012 e os procedimentos para classificar e desclassificar são aqueles previstos na legislação.

Veja as entrevistas anteriores:

- LAI e Segurança Pública: entrevista com Samira Bueno

- Maioria dos jornalistas fez só um pedido via LAI, aponta pesquisador

- FURO COM LAI: Entrevista com a jornalista Juliana Dal Piva

- Para historiador, LAI muda a relação da sociedade com tudo o que é público